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浅谈会计电算化下企业内控的问题与优化路径

 

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 摘    要: 信息技术发展使企业对会计电算化越来越重视,要求内部控制工作有更高的水准。文章基于电算化的角度分析了企业内部控制的研究现状,分析了实施电算化对我国企业内部控制研究有哪些影响。在此基础之上,文章提出了企业内部控制在电算化背景下存在的问题,并提出相应的解决对策,以期大幅度提升企业内部控制的质量。

浅谈会计电算化下企业内控的问题与优化路径

  关键词: 会计电算化; 内部控制; 解决对策;

  一、引言

  当前,信息技术发展极其迅速,关于会计电算化的研究俨然已经进入了“互联网+”时代。因此,基于电算化条件下的企业内部控制研究对我国企业改善内部控制问题具有非常重要的意义。此外,关于电算化的系统性研究分析对保证会计信息的质量,完善公司治理和信息披露制度等方面具有一定促进作用。

  二、研究现状

  国外对电算化下企业内部控制的研究起源于20世纪50年代,到目前为止研究成果主要涉及对内部控制理论及其实践的研究,内部控制实施案例及与相关内部控制的公司治理问题、组织运行效率等研究。我国对电算化下企业内部控制的研究起源于20世纪80年代,到目前为止研究成果主要涉及内部控制的基本规范研究,内部控制的实施途径、法律环境、市场运作及会计实务研究,企业内部控制理论研究、与内部控制有关的审计问题、关于公司治理等相关问题的研究。
 

  基于电算化视角的企业内部控制问题主要包括电算化下企业运行中存在的投资主体所有者缺位、公司治理结构不完善、公司内部控制标准不健全、舞弊现象严重、提供的信息失真、人员素质低、审计职能失效等,必须建立健全电算化下企业内部控制体系、优化企业业务流程、加强内部审计、完善会计实务控制、强化内控要素、提高人员素质,将有利于优化企业的法人治理结构,强化企业的监督、激励与约束制度,实现企业守法经营、科学管理,提高企业经营效率和效果,提升企业的国际竞争力,使企业电算化系统正常、安全、有效地运行,使企业健康、有序地发展。

  三、实施电算化对我国企业内部控制的影响分析

  在会计方式发展过程中,无论是手工会计还是会计电算化系统,关注的重点都是要保障资产的安全性和数据资料的准确、可靠性,要提高企业的运营效率并保障管理目的的实现。但是在信息技术不断更新迭代的当下,处理会计信息的方式趋于自动化,这使得会计业务流程和运行组织发生了质的改变,由此将带来企业内部控制体系涌现出新的特点。

  (一)对内部控制内容的影响

  在以往传统手工操作环境下存在的内部控制措施将逐渐被取代掉,如编制科汇总表总账和明细账的核对等。此外,除非有特殊的人工控制要求,大部分的内部控制将由相应的会计信息系统来实现。因此,电算化系统的内部控制也由单一人工控制转为人工和程序共同控制。

  (二)对组织形式的影响

  会计部门的职责分工在传统手工会计系统中是按经济业务的性质来区分的。电算化会计信息系统是按计算机对信息数据的处理来区分的。经济业务的记录、校对、审批授权、编制凭证和生成报表等都是靠计算机自动完成的。根据这种情况,一般将会计部门分成数据处理组(包括数据输入、处理、输出)、财务管理组、凭证编审组、系统维护组和数据收集组等。

  (三)改变企业会计核算环境

  会计和财务数据在通过计算机处理后,企业内部不仅可以通过计算机完成基本的会计业务,还可以利用计算机处理更加复杂化的业务,如销售预测、人力资源规划等。在会计电算化系统下,原来人与人之间的联系部分转变为人与计算机的联系,并产生了一些新的控制程序。在电算化环境下,除了人工必要的控制,许多内部控制方法主要通过会计软件来实现。所以,企业不但要保证财产的安全与完整,还要保障企业经营活动在会计系统下的准确与可靠。因此,建立和完善企业内部控制制度对企业达到管理目标就显得更为重要。在这种情况下,企业内部控制制度的范围和控制流程就显得更加广泛且复杂。

  (四)提升了防止舞弊、预防犯罪的难度

  由于广泛的使用计算机,通过计算机进行贪污、舞弊、诈骗等违法犯罪活动越来越多。因为会计信息被存储在计算机的媒介上,信息数据很容易被不留痕迹地篡改。一旦有工作人员未经授权通过计算机及相关信息网络对重要数据文件进行浏览,并复制、伪造、销毁,将带来严重的危害。特别是有未经授权的工作人员可能会通过计算机和网络浏览全部数据文件,并复制、伪造、销毁相关重要的数据。计算机系统比传统手工系统更难发现犯罪证据,因此给企业带来的危害和损失可能更大。所以,在电算化情况下,企业内部的会计系统控制不仅难度加大且更加复杂。

  (五)财务网络化带来新问题

  虽然网络化的广泛应用在很大程度上弥补了单体计算机的不足,但是,也带来了更多新的问题。会计软件主要网络功能包括远程报表、远程审计、远程报账、网上银行、网上销售、网上报税、网上支付等。这些功能的实现给企业内部控制和会计系统的安全性提出了更高的要求。因此,由于互联网的快速发展,会计电算化将使企业内部控制出现更多的可能性。控制重难点为职能部门和计算机数据处理部门相结合的全面控制。所以,企业要不断提升内部控制管理,提高会计电算化的管理水平。

  四、会计电算化下企业内部控制存在的问题

  (一)会计电算化系统缺乏有效的管控制度

  利用计算机方式取代手工记账必须满足一定要求,并同时取得同级财政部门或业务部门的审批许可。然而,目前有许多企业在没有完全具备相应条件时,直接采用计算机代替手工记账,同时也没有关于应用计算机操作的内部管理制度,有些单位虽然制定了,却并不完善,且在执行中没有达到相应的效果。这使得会计电算化系统缺乏应有的管理和监督,至使很难对电算化系统下企业内部控制的有效性进行评估。

  (二)会计软件层次问题

  1. 软件设计与用户需求方面的问题

  电算化系统下会计软件开发需要具备计算机和通讯技术知识的人员来完成。而目前大多数企业的会计人员缺乏计算机方面的知识。因此,要想完成软件的研发设计,只能先让客户提出应用需求,然后由软件开发人员进行设计。但是软件开发人员又缺乏会计方面的知识及对企业业务及流程的了解,因此设计出的软件往往不能充分满足用户的需求,这也造成了在系统运行中对软件维护的难度。因此,软件设计与用户需求方面的问题增加了企业内部控制的难度。

  2. 软件设计存在漏洞

  由于大多数软件在开发阶段存在重功能轻安全的问题,导致软件在运行后带来很多不安全因素。如数据库是开放状态,未经授权致使数据泄露;很多数据在不留痕迹的情况可能被浏览和修改,而且很多企业的会计系统不具备操作记录功能,不便于日后追究责任,也会给企业的内部控制带来不利影响。

  (三)电算化系统下岗位设置及职能权限要求不明确

  不相容岗位分离及操作权限控制是基本的内控手段。内部控制在传统手工会计中是建立在不相容岗位职责分离的基础上。但是,在电算化系统情况下,功变得集中,这使得很多岗位被合并,会计相关岗位人员将大幅度减少。与此同时,在电算化系统下,企业很多会计处理业务人为控制将减少,被计算机操作取代,这也削弱了会计审核功能。再加上企业安全意识淡薄,没有真正落实每个岗位的权限审核制度,因此有些人员可以以不同身份进入系统操作,分工控制名存实亡,对岗位之间相互制约、相互监督和相互控制重视不够。

  (四)电算化系统下内部控制的程序化可能导致反复出错

  电算化下企业内部控制具有人工控制和程序控制的双重特点。内部控制的功能在很多程序中都存在,相关应用程序决定了程序化内部控制是否得到有效发挥。不过,人对程序具有一定依赖性,而且程序在运行的时具有重复性,因此当程序运行出错或起不到作用,可能会引起系统发生错误和违规行为。

  五、电算化下的企业内部控制优化对策

  (一)完善组织控制和管理控制

  电算化下的企业内部控制应完善组织控制,应做到以下几点:部门与部门之间实施组织控制;部门内部之间实施岗位分工控制;明确相关人员的职责权限,完善组织控制。

  如果会计信息系统分为系统开发部和系统应用部,还应对不相容的业务进行分离,以保障其独立性,减少发生错误和舞弊的可能性。

  (二)强化电算化软件应用控制

  审查会计数据是否计算正确需要在软件控制的基础之上完成,因此软件控制是应用控制的关键。软件控制方法包括数据有效性测试、短点技术控制、数据完整性测试、设置处理上机日志和程序审核等。输出控制是要保障数据输出的准确性和内容的适用性和及时性。输出控制的常用方法是要检查数据输出的情况是否准确、合法和完整,也要检查输出的及时性和数据的更新能力。

  (三)加强数据控制和程序维护

  会计系统中的程序安全直接关系到系统的正常运行,数据的安全关系到财务信息的完整性与保密性。数据控制要达到任何情况下都不会发生丢失、损坏、泄露和非法侵入等问题。一般采用的数据控制方法包括丢失数据的恢复与重建、接触控制等问题。数据备份是数据恢复与重建的重中之重,比如采用先进的对双服务器进行映像备份的方式。

  为防止企业存在舞弊和欺诈等问题,需要完善符合职责划分原则的内部控制制度,其内部控制的关键方法是将不同职务相分离。管控的基本目的是构建合理的组织运行机构和职责分工制度,以形成相互牵制和相互制约的目的,企业还应建立轮岗制度,以能够减少错误和防范舞弊的发生。

  (四)加强内部审计管理

  内部审计管理既是企业内部控制系统当中的重要组成之一,也是强化内部会计监督制度的方法。内部审计管理主要包括几个部分:

  定期审计管理是以会计资料为基础,一是要检查其账务处理是否正确;二是要检查其是否遵循《会计法》等相关法律和法规的规定;三是要检查签字程序是否符合相关控制制度;四是要检查凭证附件是否规范完整。审查电子数据与书面资料是否一致。检查账册内容及日常记录,并对不妥或错误的账表处理应及时调整,审查系统运行中的各个流程是否存在漏洞。
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  参考文献

  [1]董战辉.新形势下会计电算化系统的内部控制研究[J].现代商贸工业,2010,22(09):183-184.
  [2]张亚丽.论会计电算化下内部控制存在的问题及对策[J].财会学习,2019(08):252.
  [3]杨黆.会计电算化环境下企业内部控制策略研究[J].数字经济,2019(36):193-194.

  原文出处:刘莹.电算化下企业内部控制存在的问题及对策研究[J].中国集体经济,2020(27):45-46.

 

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