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新时期企业行政管理的重要性及创新路径分析

 

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 摘    要: 随着中国经济的快速发展,各项技术突飞猛进,市场化竞争日益激烈,企业生产压力巨大,企业规模不断扩大,越来越多的基础性事务涌现,给企业成长造成巨大压力。在企业的经营管理中,行政管理部门是企业发展的中枢神经,对于企业的稳定与发展至关重要。企业员工众多,更加需要行政管理者发挥联系管理者和员工的桥梁作用。企业要想在竞争中,立于不败之地,就必须加强管理,在这种情况下,必须优化企业内部行政管理模式,优化管理效果,为企业实现高质量发展打好坚实的基础。本文从企业行政管理的含义和特点出发,分析了行政管理对企业有效运转、促进可持续性发展、增强企业竞争力等方面有重要作用,并总结出当前企业行政管理中存在组织中权责划分不科学、计划中缺乏战略层意识、考核中激励性机制不足、运行中缺少专业性人才等问题,最后对目前存在的问题有针对性地提出四点优化管理效果的创新举措建议,希望通过自身的探究对未来企业行政管理工作水平的提升助一臂之力,以供业内人士参考。

新时期企业行政管理的重要性及创新路径分析

  关键词 :     新时代;企业行政管理;重要性;创新路径;

  企业行政管理是由企业具体行政部门完成的一系列基本职能性工作的总称,通常包括行政协调、信息处理、综合事务、参谋策划等,根本目的是为了协调辅助企业生产经营活动的正常顺利推进,为企业发展打好基础。由于当今市场环境瞬息万变,唯有能够灵活适应的企业才能长盛不衰。这一方面要求企业掌握核心竞争能力,另一方面就是要在整体管理结构上快速响应,迅速改变,这就要求企业行政管理相关部门高效率高质量履职,使企业整体高速运转起来。可以说,企业中的行政管理机能就像是人体中的关节,唯有关节强健,整个组织才能有机整合、连接,若干部门才能顺利运转起来。新经济时代进一步加重企业的发展压力,优化企业行政管理工作模式和效果势在必行。但当前不少企业仍未对行政管理工作予以足够的重视,创新企业行政管理模式仍有很长一段路要走。
 

   一、企业行政管理内容概述

  企业行政管理是企业在发展到一定规模和阶段后,由于自身管理事务复杂性增强,对职能性业务的管理需求加大,而向公共事务管理借鉴形成的特殊业务模块。在企业范围内,行政管理主要指运用行政手段在企业内部进行职能性管理,普遍包括办公室、后勤服务部门、人力资源部门、企业文化建设部门和行政事务部门等。这些企业行政组织负责制定和上传下达企业内外部的相关行政命令、指示、规章制度和奖惩措施,由企业领导授权其具体执行这些管理职能。

  企业行政管理本身具有服从性、服务性和灵活性。服务性是指企业行政管理人员所承担的角色是辅助性的,与政府行政事务相比,企业范围内的行政管理更多是为了服务企业主要创收盈利的部门(如市场营销部门、技术研发部门等),相关工作人员的职责是处理好基础性运营事务,激发上述部门人员的工作积极性,从而提升企业整体运营能力。最后,灵活性体现在企业机制体制的可变革性上。当企业管理模式不符合发展需求时,企业行政管理模块会首先做出改变,以适应市场和管理层的需要。

  二、新时代优化企业行政管理的重要性

  (一)企业有效运转的基础

  虽然企业行政管理工作相对来说比较基础,不能像生产或市场部门那样直接为企业创造效益,但行政部门往往处于承上启下的位置,在基层和上级领导之间建立沟通、安排、协调的桥梁,可以说是企业这部巨大机器的润滑油。通常来说,一个企业规模越大、专业化程度越高,对于内部协调性的要求越高,内部需要上传下达的信息就越庞杂。在这种情况下,效率就会成为企业管理者首要关心的问题。如果每个部门的行政类事务都由部门内的岗位分担消化,会产生诸多问题,一是不方便行政管理方面人财物的统一分配管理,二是难免部门之间会出现工作上的重叠或是冲突,频繁的协调沟通也会浪费大量时间,特别是跨区域办公的企业很难同步相关信息。为加快企业运转速度,避免不必要的时间和经济投入,企业趋向于将每个部门的行政类事务统一起来,按照专业性划分交给几个组织机构,使核心部门从繁琐的基础性事务中抽身,把精力集中于本部门的专业化工作。

  (二)更好地适应形势发展

  近几年随着科技的飞速发展,国内外市场环境发生重大变化,企业之间的竞争氛围日趋激烈,企业管理也从传统模式逐步走向现代化管理模式。这些变化都要求企业更具灵活性,在市场环境变革的大时代中,随时紧跟市场和政策的发展趋势,快速反应,及时调整其内部的管理模式和效果,使企业始终站在市场的有利位置。由于我国经济环境具有特殊性,国有企业主要负责把控国民经济命脉(如矿产能源行业),同时中小型民营企业数量急剧增加,特别是近年来随着互联网技术的兴起,市场出现新的机遇和挑战,不少行业急需国家利用政策法规进行进一步的整顿和规范(如互联网金融行业)。而这些具体工作都将由行政管理部门负责执行,并将相关信息融入其日常管理,传达至各业务部门。

  (三)增强企业核心竞争力

  对于一个现代化企业来说,一切努力都是为了塑造核心竞争力,在市场中赢得不败之地。为此,企业投入大量人力物力对产品和技术进行研发优化,试图通过提升消费者满意度等方式来保有市场占有率。但从根本上讲,对外的核心竞争力必须与对内的管理水平相适应,企业才能均衡发展行稳致远。当前越来越多的企业认识到行政管理工作的重要性,纷纷将办公效率作为一项核心要务严抓狠抓。根本原因是因为行政管理事务繁琐复杂,穿插渗透在企业日常工作的方方面面,只有当企业管理效率提升到一定水平时,核心竞争能力才会显露出价值。特别是对于跨区域发展的大型企业来说,岗位设置层级较多,不同区域的员工之间交流不便,作为一个整体来说企业的发展容易出现区域性不均衡、不同步的问题。这就更需要行政管理人员发挥其岗位作用,及时合理地将上层管理者的思想和管理规章要求传达至分公司、子公司,甚至是直接渗透到基层。能使企业各“部位”整齐划一地行动,高效率地运转,这本身就是一种难以复制的核心竞争力。

  (四)提升可持续发展能力

  可持续发展,即长久维持竞争优势,以创建并维护好品牌形象为目标,并兼顾多方利益而非单一的经济效益。在企业发展过程中,行政管理工作为增强企业的可持续发展能力提供保障,其中最具代表性的两个模块就是人力资源管理和企业文化搭建及实施。21世纪企业的竞争就是人才的竞争,能够获得高素质高质量的人才,并有效开展培训活动以提升人才的人力资源价值,能保留住人才使其在企业内部实现职业发展,这是一个企业管理能力的体现,也是一个企业实现长久稳定发展的根基。而作为一种精神统领,企业文化能够有效地凝聚人心、落实制度约束、产生引导效应等,使员工紧紧围绕在企业核心的周围,主动自愿为企业贡献自身的智慧和力量。可以说,只有当一个企业有合格的人才队伍,同时拥有优秀的企业文化,这个企业才能够在市场上游刃有余,形成一股合力实现市场发展。从这个角度上来说,行政管理相关工作对于企业发展来说至关重要,它解决的是根基问题,是企业向前突飞猛进的前提。

  三、当前企业行政管理中存在的问题

  (一)组织中权责划分不科学

  企业行政管理的目的是为了提高效率,只有行政管理组织机构合理设置,其中员工与岗位实现人岗匹配,才能真正提高企业的办公效率。当前,一些企业对于行政管理工作并未做到全盘统筹,细致规划,往往将行政管理工作视为无关紧要的“小事”,将诸如行政秘书等岗位视为并不需要专业化技能的岗位种类,在招聘和内部人才培养时,对相关人员的准入要求门槛过低,或是没有规划合理的职业晋升通道,使行政管理类岗位成为一个费力不讨好的“苦差事”。但实际上,行政管理的岗位对于在职人员的能力素质有很高要求,需要员工具备良好的逻辑思维能力、沟通交流能力、抗压能力、组织协调能力等。由于企业在规划部门和岗位设置时,对于行政管理类岗位没有正确的权责界定,管理者本身可能不清楚行政管理类岗位人员应有的职业技能水平要求,导致行政管理人员没有能力高效率高质量履职,后续的绩效考核和激励办法落地实施也很难顺利进行。根源上讲,这源于企业管理者对行政管理类工作的不重视,从机构规划的初始阶段,就没有摆正科学管理的思路和态度,这会给后续企业发展(特别是企业规模快速扩大时)是造成难以扭转的问题。

  (二)计划中缺乏战略层意识

  在传统的管理模式中,企业内部出现问题然后进行调整优化的情况居多,预先对情况进行判断并作出预案的情况较少。这是由于企业管理还未上升到战略层面,日常管理工作没有做到前置处理,这会造成一定程度的经济损失,并造成大量的沉没成本。在现代化企业管理思维之下,企业发展应遵循自身愿景和使命,朝着一个明确的方向目标前进,也就是说在规划管理模块时,必须从战略层面使企业各模块的管理模式统一导向企业发展目标。当前,很多企业还处于市场扩张或规模扩大的阶段,争取短时间经济效益仍然是当下最大目标,企业很容易将眼光局限于眼下的经济收益,而忽略对未来发展前景的规划。聚焦产品与服务的更新换代,并为此投入主要的人力物力很有必要,对于建立核心竞争力是有正向影响作用的,但是如果不站在战略层面上对内部行政管理工作进行同步优化,就会产生企业内部管理结构“自我肢解”的问题,企业发展地越快越好,内部的管理问题就会显露得越明显。

  (三)考核中激励性机制不足

  企业的核心价值就是创造价值,与能够直接或间接创造经济效益的部门相比,行政管理类部门更多承担的是职能性工作,对企业发展起到的是基础性作用,其工作效果并不能以可量化的形式明显体现在企业盈利能力中,所以企业管理者普遍对行政管理工作缺少重视,这一点在人力资源管理的实践中体现得比较明显。首先,很多企业会着重培养和提拔市场营销类、科研开发类岗位的员工,给予他们更完整的职业晋升体系架构,尽量在职位和薪酬水平上体现其智慧价值。相比之下,行政管理工作人员职业晋升通道比较狭窄,甚至有些企业会调派业务能力偏弱或没有晋升可能性的业务类岗位员工来担任行政管理岗位,进一步挤占行政管理基层员工的晋升机会。其次,行政管理类事物繁杂琐碎,不容易出成绩,但一旦犯错却很容易被发现。在绩效考核时,行政管理岗位的考核指标通常比较细致,扣分项较多且扣分类别复杂,行政管理部门的考核分数往往低于其它核心业务部门,这会严重打击行政管理岗位员工的工作积极性,使其承受巨大的履职压力,久而久之消耗员工对企业的归属感和忠诚度。

  (四)运行中缺少专业性人才

  一个企业在遵循科学管理思路搭建有效的行政管理机构组织体系之后,需要解决的核心问题就是要招聘并培养一批合格的专业性管理人才,来实际操作行政管理工作,使留存于纸面上的机构设计“活”起来。当前,很多企业并未将行政管理工作视为专业性较强的岗位种类,对各层级的行政管理人员疏于培训教育,使其囿于以往的工作经验,自身无法提升工作效率和工作质量。管理本身就是一门大学问,并不是工作时间久就等于管理能力一定强。当前,不仅是基层行政管理人员专业性水平急需提升,中层甚至是高层行政管理人员对于科学管理的认识和能力都有待提高。作为企业整体架构的“关节”,各层级行政管理人员必须做到管理能力素质过硬,才能应对复杂多样的工作任务,才能保证企业内部运行顺畅无碍。不重视行政管理类岗位在职人员的专业性能力水平提升,就等于是给企业发展埋一枚定时炸弹,再好的未来规划都只能是空中建楼阁,最终无法实现企业的可持续发展。

  四、新时代企业行政管理的创新路径

  (一)选择合适的管理模式

  企业在规划和落实行政管理工作时,需要立足于企业本身的情况和需求,有针对性选用合适的管理模式来开展工作。要尽量避免套用其它企业的成功经验,唯有全面分析企业自身情况之后做出设计规划,后续行政管理工作的开展才会顺利,也能避免不必要的成本投入。比如,对于一些跨区域或跨国的大型企业来说,整合各区域行政管理工作内容具有一定难度,且不同国家之间存在文化、政策、市场环境的区别,所以更适合以区域或国家为单位,统筹进行人力资源管理、财务管理、后勤管控等。同时还要考虑集团公司与子公司或分公司之间的管控模式,尽量给到下级单位管理自由度和主动权,使其灵活选择或动态优化管理模式效果。而对于处于上升期的中型企业来说,行政管理类事务数量急剧增加,需要尽快进行横向整合,削减分散的多余行政管理岗位,合并相似业务模块,以此来提升企业整体的行政管理工作效率和效果。例如,建立统一的后勤服务线上系统,或是整合各分部的人力资源管理需求建立人力资源共享服务中心等。

  (二)完善权责监督机制

  企业行政管理涉及对企业人财物的统筹调配,再加上行政类事物庞杂琐碎,必须通过完善权责监督机制来规范行政管理人员的工作行为,尽量避免不作为、乱作为、贪污腐败等行为的产生。一方面企业要梳理好各个行政管理部门的职能,使每一位员工都明确自身的权责义务以及工作范围,同时要强调履职合规性的问题,对于重要的财务资金支出和转入要做到账目明确,不留死角。另一方面,企业需要对财务管理、人力资源管理、运营管理等模块进行有效监督,各层级行政管理人员应严格遵守企业规章制度。企业可以发动全体员工的力量,对日常工作中不合理的行政管理安排进行举报反馈,同时严格落实绩效考核制度,将行政管理工作的有效性和准确性落实到位。随着科技的发展,越来越多的企业开始采用线上电子平台完成基础性行政管理工作,相关人员可以实时上传工作文件、数据、记录,这使得各层级管理者的监督更具有时效性,利用大数据技术创新企业行政管理工作模块也成为当今企业发展的一种必然趋势。

  (三)立足实际开展工作

  企业行政管理工作通常表现为一个体系,每个行政部门或岗位所承担的任务不只影响本部门的绩效表现,更会对整个行政管理体系的运作产生影响。在规划和落实行政管理工作时,必须立足于企业整体的发展实际需求,客观分析当前工作模式是否符合行政管理体系的需要,是否能够解决当前最核心的管理问题,然后有针对性地去修改企业的各项规章制度,优化人员结构配置和组织结构设计。应从大局着眼,将行政部门管理目标与更大范围或更高一级组织的行政管理目标统一,不能与之相悖。同时,要综合考虑具体业务操作人员的能力范围和实际需要,使行政管理工作可操作、接地气、科学合理。管理模式的创新也要尊重客观实际,要结合前沿的行政管理理论规划创新方向,参考优秀企业的行政管理思路来规划创新方法,最后立足于企业发展需要具体执行工作内容。处于特殊行业的企业,要着重在行政管理工作中关注行业政策、规章制度和法律、产品与服务质量标准等信息,分层次有重点地开展行政管理工作。

  (四)内部培养高素质人才

  在人力资本论视角下,培养人才被视为企业的一种投资行为,不仅有助于提升企业整体工作效率和创新能力,还有助于提升员工的职业技能素养,使员工在企业中获得成长和进步。与其他类型的工作岗位相比,行政管理岗位对于员工的综合能力素质要求更高,员工自主学习对于综合素质的提升效果有限,需要企业提供培训或其他方面的帮助,通过内部培养高素质行政管理人才,来加快企业整体运作效率,为企业高级经理人队伍建立预备军。这就要求管理者应将行政管理工作当成企业管理的重点,科学合理设置行政管理类岗位的准入标准,同时关注相关部门的日常工作,及时发现优秀人才,并给予其有针对性的培养,给行政管理类人才更多机会去表现自我,锻炼自身能力,获得提升职业技能素养的机会。这是增强企业整体凝聚力的有效途径,也为不断创新企业行政管理工作的模式和路径提供基础性支持。

  五、结语

 当前企业行政管理工作中存在一些具体问题,严重影响了企业的正常发展,唯有从管理思维上进行革新,将行政管理工作与企业核心业务部门摆在同一水平高度统筹规划,同时立足于企业本身的需求和情况设计行政管理工作模式和机构组织,培养高素质人才并监督其立足实际开展工作,才能确保行政管理工作的高效运作,企业才能放心大胆地开拓市场,从创新行政管理工作中获取无穷无尽的前进动力和保障。
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  参考文献

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